Ordnung im Büro – die Vorteile eines Aktenordners

Die Frage nach der Ordnung – oder besser nach dem Ordnungssystem – ist in einem Büro nahezu von existenzieller Bedeutung. Schließlich gilt es bei vielen Gelegenheiten, Schriftgut nicht nur effizient und platzsparend aufzubewahren, sondern bestimmte Schreiben und Sachverhalte schnell wieder zu finden. Schnell stellt sich die Frage: Wie bewahre ich mein Schriftgut am sinnvollsten auf? Ordnungssysteme gibt es viele auf dem Markt. Das gebräuchlichste ist allerdings seit vielen Jahren und absehbar auch noch in vielen Jahren der Aktenordner. Was steckt eigentlich hinter dem Erfolg dieses Ordnungssystems?

Vielseitige Verwendung möglich

Aktenordner gibt es bereits seit mehr als einhundert Jahre. Der erste Ordner, der in seiner Form dem heutigen Aktenordner bereits sehr nahe kommt, wurde 1886 erfunden. Der klassische Aktenordner verwendet zwei Federdrähte auf einer Metallbasis. Mittels eines Hebels – ebenfalls aus Metall oder aus Kunststoff – werden die Federdrähte geöffnet und geschlossen. Das Schriftgut muss zur Aufnahme in die Vorrichtung gelocht werden. Mit einem Niederhalter wird das Schriftgut gegen Verrutschen gesichert und fixiert. Das Schriftgut kann im Aktenordner nach frei wählbaren Gesichtspunkten sortiert werden. Zum Beispiel chronologisch, thematisch oder auch alphabetisch. Die Deckel der Ordner bestehen meist aus Pappe. Sie lassen sich dekorativ gestalten. Muster oder unterschiedliche Farben sind keine Seltenheit.

Platzsparend und mit System aufgestellt

Auf dem Ordnerrücken befinden sich in der Regel sogenannte Rückenschilder. Auf diesen lässt sich der Inhalt des Aktenordners grob notieren. Weiterhin befindet sich im Rückenteil auch ein Griffloch. Mit dessen Hilfe lässt sich der Ordner leicht aus einem Regal oder einem Schrank herausnehmen. Die meisten Aktenordner sind auf Papier der Größe A4 ausgelegt. Dabei werden zwei Breiten unterschieden. Innerhalb des Aktenordners können weitere Unterteilungen durch Registerkarten oder Trennstreifen vorgenommen werden. Einige Ordner verfügen über Raumsparschlitze, durch die die Ordnerbügel durchstoßen können. Auf diese Weise ist eine platzsparende Aufbewahrung der Ordner möglich.